연차 사용촉진 통보서 양식 — 1차 촉구·2차 지정 기한 계산과 서식 바로 만들기
연차 사용촉진은 회사가 근로기준법 제61조의 순서와 기한을 지켜 서면으로 알렸을 때만 효력이 있습니다. 사용기간이 끝나는 날을 넣으면 1차 촉구 기간과 2차 지정 통보 기한을 계산하고, 직원별 통보서를 바로 만들어 인쇄하거나 복사할 수 있습니다. 입력한 내용은 이 화면에서만 쓰이고 어디로도 보내지 않습니다.
통보서 만들기
사용촉진 기한은 이렇게 정해집니다
- 1년 이상 근무한 직원(제61조 제1항): 사용기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 안에 남은 일수를 알리고 사용 시기를 정해 알려 달라고 서면으로 촉구합니다(1차). 직원이 10일 안에 시기를 알리지 않으면, 사용기간이 끝나기 2개월 전까지 회사가 사용 시기를 정해 서면으로 통보합니다(2차).
- 예: 사용기간이 12월 31일에 끝나는 회사는 1차 7월 1~10일, 2차 10월 31일까지. 2월 28일에 끝나는 회사는 1차 9월 1~10일, 2차 12월 31일까지입니다.
- 입사 1년 미만 직원(제61조 제2항): 최초 1년이 끝나기 3개월 전을 기준으로 10일 안에 1차, 1개월 전까지 2차입니다. 1차 촉구 뒤에 새로 생긴 휴가는 1개월 전을 기준으로 5일 안에 촉구하고 10일 전까지 지정 통보합니다(계산기 결과에 함께 표시).
- 두 단계를 모두 지켰는데도 직원이 쓰지 않은 연차는 회사가 수당으로 보상할 의무가 없습니다. 한 단계라도 빠지거나 기한이 지나면 효과가 없어 남은 일수만큼 연차수당을 줘야 합니다(연차수당 계산기).
자주 묻는 질문
메신저나 문자로 보내도 되나요?
법은 「서면」을 요구합니다. 고용노동부는 회사 전자결재·사내 메일처럼 직원이 받은 사실과 내용을 확인할 수 있는 전자문서도 서면으로 인정한다는 입장이지만, 메신저·문자는 다툼이 생기기 쉽습니다. 종이 통보서에 수령 서명을 받거나, 수신 확인이 남는 방식으로 보내고 보관하세요.
2차 통보로 지정한 날에 직원이 출근하면 어떻게 하나요?
지정한 날에 직원이 출근하면 회사가 노무 수령을 거부한다는 뜻을 분명히 해야(출근하지 말라고 서면 통지 등) 수당 보상 의무가 없어진다는 것이 고용노동부와 판례의 입장입니다. 출근을 그대로 받아 일을 시키면 사용촉진을 하지 않은 것으로 볼 수 있습니다.
상시 4명 이하 회사도 해야 하나요?
상시 4명 이하 사업장은 연차 규정(제60조) 자체가 적용되지 않아 사용촉진도 필요하지 않습니다. 회사 규정이나 계약으로 연차를 주고 있다면 그 규정을 따릅니다.
퇴사하는 직원은요?
사용촉진을 했더라도 회사가 정한 사용일 전에 퇴사해 쓰지 못한 연차는 수당으로 정산합니다(퇴직일부터 14일 안).
이 서식은 일반적인 경우를 위한 참고용입니다. 회사 취업규칙의 연차 기준(입사일·회계연도), 교대 근무 등에 따라 달라질 수 있으니 구체적인 판단은 고용노동부 상담(국번 없이 1350)이나 노무사에게 확인하세요.
직원이 여러 명이면
IROON(이룬)은 직원별 남은 연차를 자동으로 계산하고, 관리자 화면에서 1차 촉구·2차 지정 통보를 직원 앱과 메일로 보냅니다. 직원이 언제 확인했는지, 어떤 사용 계획을 냈는지가 남고, 증빙용 인쇄 화면으로 뽑을 수 있습니다.