지문인식기·출입카드·휴대폰 출퇴근 기록, 회사 상황별 고르는 법
출퇴근 기록을 바꾸려고 알아보면 지문인식기, 얼굴인식기, 출입카드, PC 접속 기록, 휴대폰 앱까지 방법이 많습니다. 어느 방식이 더 좋다기보다 직원이 어디서 일하는지, 회사에 이미 무엇이 있는지에 따라 맞는 방식이 달라집니다. 방식별 특징과 회사 상황별 고르는 법, 도입 전에 확인할 법적 사항을 정리했습니다.
고르기 전에 답해 볼 세 가지
- 직원이 모두 한 사무실로 출근하나요, 아니면 외근·현장·여러 지점이 있나요?
- 출입카드나 출입 통제 장치처럼 이미 출입 기록을 남기는 설비가 있나요?
- 직원들이 새 기록 방식을 어떻게 받아들일까요? 생체정보나 위치를 꺼리는 직원이 있나요?
세 번째 질문을 가볍게 넘기면 도입하고도 직원 등록이 안 되는 일이 생깁니다. 특히 이미 출입카드로 매일 문을 여는 회사에 휴대폰 출퇴근 버튼을 하나 더 얹으면 직원 입장에서는 같은 일을 두 번 하는 셈이라 반발이 큽니다.
방식별 비교
| 방식 | 잘 맞는 회사 | 장점 | 주의할 점 |
|---|---|---|---|
| 지문·얼굴 인식기 | 직원 모두가 한 사무실·공장으로 출근 | 본인이 직접 찍어야 해서 대리 출근이 어렵다 | 단말기 구입·설치비, 출입구가 여러 곳이면 대수만큼 필요. 생체정보는 민감정보라 별도 동의가 필요하다 |
| 출입카드 | 출입 통제 설비가 이미 있는 건물·사무실 | 직원이 따로 할 일이 없다 | 카드를 빌려 찍을 수 있다. 출입 관리 목적으로 모은 기록을 근태에 쓰려면 그 목적도 알리고 동의를 받았는지 확인해야 한다 |
| PC 접속·로그온 기록 | 사무직만 있고 자리에서 PC로 일하는 회사 | 별도 장비가 없다 | PC를 켠 시각이 출근 시각과 다를 수 있다. 현장·외근 직원은 기록이 없다 |
| 휴대폰(GPS·QR) | 외근·현장·여러 지점, 교대 근무가 있는 회사 | 장비가 필요 없고 어디서든 기록된다 | 위치 기록 동의가 필요하다. 계속 추적하는 방식인지, 버튼을 누를 때만 남기는 방식인지 확인한다 |
회사 상황별 고르는 법
한 사무실로 모두 출근하고, 출입 설비가 없다
단말기와 휴대폰 방식이 모두 가능합니다. 단말기는 대리 출근을 막기 쉽고, 휴대폰 방식은 장비 비용이 없고 나중에 외근이 생겨도 그대로 씁니다. 근무 장소 반경을 좁게 잡으면 휴대폰 방식도 사무실 밖에서 누르는 것을 막을 수 있습니다.
출입카드가 이미 있다
새 방식을 더하기 전에 출입 기록을 근태 자료로 내려받을 수 있는지부터 확인하세요. 출입 시스템에서 날짜별 첫 입장·마지막 퇴장 시각을 받을 수 있다면 그 기록으로 출근부를 만드는 편이 직원 부담이 없습니다. 출입 기록이 없는 외근·출장·재택 직원만 휴대폰으로 남기는 식으로 섞어 쓰는 방법도 있습니다.
외근·현장 직원이 있거나 지점이 여러 곳이다
단말기나 출입카드는 그 자리에 있어야 기록이 남아서, 현장으로 바로 출근하는 날은 기록이 빠집니다. 휴대폰 방식으로 현장마다 근무 장소를 등록해 두면 어디서 출퇴근했는지까지 남습니다.
교대·야간 근무가 있다
어떤 방식이든 자정을 넘긴 근무를 하루로 묶어 계산하고, 연장·야간·휴일 시간을 나눠 주는지가 더 중요합니다. 기록 장치와 계산 프로그램이 따로라면 두 쪽이 이 규칙을 같게 처리하는지 확인하세요.
직원 반발이 걱정된다
무엇을 기록하고 무엇은 기록하지 않는지를 먼저 알리세요. 생체정보를 꺼리는 직원이 있을 수 있으니 카드나 휴대폰처럼 다른 방법도 함께 준비해 두면 운영이 편합니다. 위치 기록은 버튼을 누르는 순간에만 남기는 방식인지, 퇴근 뒤에는 기록하지 않는지를 문서로 보여 주는 것이 좋습니다.
도입 전에 확인할 법적 사항
- 생체정보: 지문·얼굴처럼 특정 개인을 알아보기 위해 기술적으로 만든 정보는 개인정보보호법상 민감정보입니다. 다른 개인정보와 구별해 별도로 동의를 받아야 하고, 동의받은 목적 안에서만 써야 합니다(개인정보보호법 제23조, 시행령 제18조).
- 목적 밖 이용: 출입 관리처럼 다른 목적으로 모은 기록을 근태나 인사 평가에 쓰려면 그 이용이 처음 알린 목적에 들어 있는지 확인해야 합니다(개인정보보호법 제18조).
- 위치정보: 휴대폰 위치로 출퇴근을 확인하려면 위치정보 수집에 대한 동의를 받아야 합니다. 자세한 내용은 GPS 출퇴근 기록과 위치정보법에 정리했습니다.
- 노사협의회: 상시 30명 이상 사업장은 노사협의회를 두어야 하고, 「사업장 내 근로자 감시 설비의 설치」는 협의회의 협의 사항입니다(근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제4조·제20조 제1항 제14호).
회사 사정에 따라 판단이 달라질 수 있으니 구체적인 사안은 개인정보침해 신고센터(국번 없이 118)이나 노무사에게 확인하시기 바랍니다.
IROON으로 휴대폰 출퇴근 기록하기
IROON(이룬)은 앱스토어 설치 없이 링크로 여는 휴대폰 출퇴근 기록 웹앱입니다. 위치는 출퇴근 버튼을 누른 순간에만 한 번 남기고, 근무 장소를 여러 곳 등록할 수 있어 외근·현장 직원에게 맞습니다. 연장·야간·휴일 시간을 나눈 월별 출근부와 급여 CSV를 만들고, 기록을 고치면 원래 기록을 남긴 채 정정 이력을 쌓습니다. 직원 5명까지 무료이고, 그 이상은 1인 월 1,500원(회사마다 5명까지 무료)입니다. 직원에게 보여 줄 직원용 안내 페이지도 준비해 두었습니다.