외근·현장 직원 GPS 출퇴근 기록, 회사가 알아야 할 위치정보법·개인정보보호법
외근·현장 직원의 출퇴근을 GPS로 기록하려면 위치정보법과 개인정보보호법을 함께 봐야 합니다. 핵심은 세 가지입니다. 직원 동의를 받고, 출퇴근 확인에 필요한 만큼만 모으고, 목적이 끝나면 지우는 것입니다.
먼저 용어부터
위치정보법 제2조는 「개인위치정보」를 특정 개인의 위치정보라고 정합니다. 위치만으로 누구인지 알 수 없어도 다른 정보와 쉽게 합쳐 알 수 있으면 포함됩니다. 직원 이름과 함께 저장되는 출퇴근 위치는 개인위치정보로 보는 것이 자연스럽습니다. 같은 조에서 「위치기반서비스사업」은 위치정보를 이용한 서비스를 제공하는 것을 사업으로 하는 것을 말합니다.
동의: 출발점은 직원의 동의입니다
위치정보법 제15조 제1항은 누구든지 개인위치정보주체의 동의 없이 개인위치정보를 수집·이용·제공해서는 안 된다고 정합니다(법이 정한 예외 제외). 그래서 GPS 출퇴근을 쓰려면 직원 동의를 받는 것부터 시작합니다.
동의를 받을 때는 개인정보보호법 제15조 제2항에 따라 다음 네 가지를 알려야 합니다.
- 수집·이용 목적(예: 출퇴근 시각과 근무 장소 확인)
- 수집 항목(예: 출근·퇴근 시점의 위치, 시각)
- 보유·이용 기간
- 동의를 거부할 권리와, 거부할 때 불이익이 있다면 그 내용
위치정보법 제24조에 따라 직원은 동의를 언제든 철회하거나 수집의 일시 중지를 요구할 수 있습니다. 동의하지 않는 직원을 위한 다른 기록 방법(사무실 단말, 관리자 확인 등)을 정해 두면 운영이 안정적입니다.
최소 수집: 상시 추적과 출퇴근 순간 기록은 다릅니다
개인정보보호법 제3조는 목적에 필요한 최소한의 개인정보만 수집하고, 사생활 침해를 최소화하는 방법으로 처리하라고 정합니다. 출퇴근 확인이 목적이라면 출근·퇴근 시점의 위치로 충분한 경우가 많습니다. 근무 시간 내내 위치를 따라가는 방식은 같은 목적에 비해 훨씬 많은 정보를 모읍니다.
| 구분 | 출퇴근 순간 기록 | 상시 추적 |
|---|---|---|
| 수집 시점 | 출근·퇴근 버튼을 누를 때 | 근무 중 계속 |
| 모이는 정보 | 하루 몇 건 | 이동 경로 전체 |
| 사생활 영향 | 작음 | 휴게·이동까지 드러남 |
| 목적 설명 | 출퇴근 확인과 바로 연결 | 별도 목적과 근거를 따로 설명해야 함 |
보관과 파기
개인정보보호법 제21조는 보유기간이 지나거나 목적을 이루어 필요 없게 된 개인정보를 지체 없이 파기하라고 정합니다. 다른 법령이 보존을 요구하면 예외입니다. 위치정보법 제23조도 목적을 이루면 개인위치정보를 즉시 파기하도록 하고, 다른 법률에 따라 보유해야 하는 경우를 예외로 둡니다.
한편 근로기준법 제42조와 시행령 제22조는 임금 계산의 기초에 관한 서류 등을 3년간 보존하도록 합니다. 그래서 출퇴근 시각 기록은 이 기간을 고려해 보관 기간을 정하고, 정확한 좌표처럼 시각 기록보다 민감한 정보는 더 짧게 두거나 대략값으로 줄이는 방법을 검토할 만합니다. 정한 보관 기간은 동의서와 개인정보 처리방침에 적습니다.
위치기반서비스사업 신고는 누구의 의무인가
위치정보법 제9조 제1항은 개인위치정보를 대상으로 위치기반서비스사업을 하려는 자가 방송미디어통신위원회에 신고하도록 정합니다. 위치를 이용한 서비스를 사업으로 제공하는 쪽, 즉 일반적으로 근태 앱을 만들어 여러 회사에 제공하는 서비스 제공자가 이 의무를 집니다. 앱을 이용해 자기 직원의 출퇴근을 확인하는 회사는 보통 서비스를 이용하는 쪽입니다.
제9조의2는 소상공인과 1인 창조기업에 특례를 둡니다. 신고 없이 사업을 시작할 수 있지만, 1개월이 지난 뒤에도 계속하려면 사업을 시작한 날부터 1개월 안에 신고해야 합니다. 신고 절차는 위치정보지원센터에서 안내합니다.
또 회사가 출퇴근 기록 처리를 앱 회사에 맡기면 개인정보보호법 제26조의 업무위탁이 됩니다. 위탁 내용을 문서로 정하고, 수탁자(앱 회사)를 직원이 쉽게 확인할 수 있게 공개해야 합니다.
도입 전 체크리스트
- 동의서에 목적·항목·보유기간·거부권을 적었는가
- 위치는 출퇴근 순간에만 기록되는가, 근무 중 추적 기능이 꺼져 있는가
- 동료나 관리자에게 정확한 좌표가 필요 이상으로 보이지 않는가
- 보관 기간이 지난 기록이 지워지는가, 퇴사자 정보는 어떻게 처리되는가
- 직원이 자기 기록을 보고 정정·삭제를 요청할 수 있는가
- 앱 회사가 위치기반서비스사업 신고를 했거나 특례 기간 안에 신고할 계획인가
- 개인정보 처리방침에 위탁 사실과 수탁자를 적었는가
이 글은 일반적인 설명이며, 구체적인 사안은 노무사 등 전문가와 확인하시기 바랍니다.
IROON 으로 하는 방법
IROON(이룬)은 출근·퇴근 버튼을 누르는 순간에만 위치를 한 번 기록하고, 상시 추적은 하지 않습니다. 동료에게는 근무 장소 이름만 보이고, 오래된 정확한 좌표는 자동으로 대략값으로 낮춥니다. 직원 등록 때 위치 기록 동의와 그 시각을 저장하고, 직원은 자기 자료를 내려받거나 삭제·정정을 요청할 수 있습니다. 보관기간이 지난 기록은 자동 삭제되고, 퇴사자는 익명 처리됩니다. IROON 운영자도 위치기반서비스사업 신고 대상이며, 소상공인 특례에 따라 사업 개시 후 1개월 안에 신고할 예정입니다.